ICTPRESS -  در وبینار بلوغ سازمانی با اتوماسیون اداری جامع که روز یکشنبه ۳۱ تیر ۱۴۰۳ توسط چارگون برگزار شد، از سیستم BI اتوماسیون اداری دیدگاه رونمایی شد. 

به گزارش شبکه خبری ICTPRESS، در این وبینار، به موضوعات متنوعی از جمله اهمیت تحلیل داده‌ها در بهبود فرآیندهای اداری، نقش داشبوردهای مدیریتی در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و بهبود کارایی سازمان‌ها پرداخته شد.

نیما ابراهیم‌زاده مدیر راهکار اتوماسیون اداری چارگون، درباره تحول دیجیتال در فرآیندهای اداری و سازمانی از خلق ارزش صحبت کرد و گفت: هنگامی که از تحول دیجیتال سخن به میان می‌آید، ارزشی که این تحول خلق می‌کند بسیار چشم‌گیر است و در این مسیر، هوش مصنوعی به عنوان ابزاری جدید به بهبود کیفیت فرآیندها کمک شایانی می‌کند.

در ادامه این رویداد محمد بوداغی مالک محصول نرم‌افزار مکاتبات اداری چارگون، با اشاره به چالش‌های سازمان‌ها در تعاملات و ارتباطات بیان کرد: سازمان‌ها به مکاتبات اداری هوشمند نیاز دارند، زیرا تعاملات و مکاتبات متعددی در سازمان جریان دارد که زمان زیادی برای اجرا و پیگیری آنها صرف می‌شود. در شرایط قبل از هوشمندسازی معمولا روال‌ مکاتبات اداری در قالب تولید و گردش مستندات و پیش‌نویس‌ها انجام می‌شود. این مستندات باید تأیید و امضا شوند، این درحالی‌ است که فرآیند تولید و گردش مستندات با ریسک‌های متعددی همراه است. یکی از مهم‌ترین این ریسک‌ها و محدودیت‌ها، عدم امکان دسترسی لحظه‌ای و هم‌‎زمان به یک نامه توسط چند نفر است، چرا که فقط یک نفر می‌تواند به اصل فیزیکی نامه دسترسی داشته باشد. اما با استفاده از نرم‌افزار مکاتبات اداری، بسیاری از افراد می‌توانند به صورت هم‌زمان به نامه‌ها دسترسی داشته باشند.

امیر حسن‌زاده کارشناس فروش محصول چارگون، در تکمیل صحبت‌های بوداغی افزود: دسترسی سریع‌تر و مدیریت حجم انبوه تعاملات مکتوب، از جمله مزایای مهم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون به کاربران کمک می‌کند تا از نقش اپراتوری به نقش نظارتی تغییر وضعیت دهند. از امکانات جدید اتوماسیون دیدگاه که در راستای هوشمندسازی پیاده‌سازی شده، استفاده از دستیار هوشمند اتوماسیون است که بر اساس الگوهای رفتاری عمل می‌کند و می‌توان با کمک آن فیلترهای مختلفی را تعریف کرد و در سرعت بخشی به مدیریت مکاتبات از آن کمک گرفت.

وی در ادامه گفت: کاربران این نرم‌افزار از طریق اپلیکیشن موبایل به سامانه متصل می‌شوند و در هر کجا که باشند، به محض وقوع رویداد جدید، اطلاع پیدا می‌کنند. سرویس‌های یادآوری از طریق پیامک و ایمیل، اطلاع‌رسانی و یادآوری‌های مختلف را به کاربران ارسال می‌کنند تا از هر گونه نوتیفیکیشن آگاهی یابند.

در بخش سوم رویداد، حامد حاتم مالک محصول نرم‌افزارهای جلسات و کارها در شرکت چارگون، در خصوص اهمیت مدیریت کارها، چالش‌ها و ابزارهای مرتبط گفت: سازمان‌ها به محیطی نیاز دارند که به طور منسجم و شفاف فعالیت کنند. نرم‌افزار مدیریت کارها، محیطی را فراهم می‌کند که با تعریف کار، وظیفه و پروژه، کاربران بتوانند وظایف خود را به انجام رسانده و درصد پیشرفت و مستندات را ثبت کنند.

 
وی در ادامه به آمار قابل تأملی در خصوص برگزاری جلسات اشاره کرد: جالب است بدانید شرکت‌ها به طور متوسط 20 ساعت در هفته را به دلیل مدیریت ناکارآمد وظایف از دست می‌دهند. کارکنان اظهار می‌کنند که در صورت عدم وجود ابزارهای مدیریت کار، بهره‌وری آنها تا 80 درصد کاهش می‌یابد. همچنین، 60 درصد از پروژه‌ها به دلیل عدم مدیریت مؤثر وظایف با تأخیر مواجه می‌شوند. استفاده از ابزارهای مدیریت کارها می‌تواند تا 25 درصد هزینه‌ها را کاهش دهد و کسب‌وکارها را تا 40 درصد بهره‌ورتر کند.

فهیمه کسرایی‌پور مالک محصول نرم‌افزار اسناد چارگون نیز در ادامه رویداد با اشاره به نقش و تأثیر نرم‌افزارها در جمع‌آوری و ذخیره اسناد گفت: اطلاعات نقش کلیدی در رشد و توسعه سازمان‌ها دارند. وجود یک سیستم منسجم که شامل مخزنی برای ثبت اسناد و مدیریت چرخه‌های ثبت و نگهداری باشد، بهره‌وری و امنیت را در سازمان‌ها افزایش می‌دهد.

محمد بوداغی در بخش پایانی وبینار بلوغ سازمانی با اتوماسیون اداری جامع درباره نقش هوش تجاری (BI) اتوماسیون اداری در سازمان‌ها اظهار داشت: هوش تجاری با اجرای تحلیل‌های دقیق بر روی کلان‌داده‌های سازمانی در کوتاه‌ترین زمان، اطلاعات بصری مفیدی را به ساده‌ترین شکل در اختیار مدیران قرار می‌دهد. با استفاده از داشبوردهای مدیریتی و داده‌های تحلیل ‌شده، مدیران می‌توانند فرآیندهای اداری را تقویت کنند. این ابزارها به مدیران امکان می‌دهند تا با تحلیل دقیق داده‌ها، راهکارهای مؤثری برای ارتقای عملکرد سازمان پیدا کنند.

در بخش پایانی وبینار بلوغ سازمانی با اتوماسیون اداری جامع، سخنرانان به سؤالاتی که مخاطبان در خصوص هوش تجاری و کارکردهای نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مطرح کردند، پاسخ دادند.